Aunque no me considero ningún un experto en productividad personal, siempre intento implementar las técnicas y métodos de mis mentores sobre este tema (imprescindibles José Miguel Bolivar, Berto Pena, Jeroen Sangers y David Torné), para intentar ser más eficiente en la gestión de los proyectos que tengo ahora mismo entre manos.
[quote]Toda mejora parte de un análisis previo[/quote]
Foto de Edgar Dacosta vía Flickr Licencia CC
Por eso y como punto de partida para implementar acciones de mejora, he intentado hacer un análisis de mis métodos de trabajo para detectar cuáles son los agujeros por donde se me escapa el tiempo y que limitan mi productividad.
Fundamentalmente he detectado 3 factores críticos sobre los que puedo actuar y que si mejoro, aumentarían drásticamente mi productividad personal. Y en mi caso constituyen la triada de la productividad y son los siguientes:
1. La preparación previa
Para aprovechar el tiempo es fundamental un estado de preparación o activación previa. Nuestro cerebro tiene una gran capacidad para completar tareas, pero necesita que le den un mapa, tener una dirección hacia donde enfocar el esfuerzo.
He comprobado que trabajo mucho mejor si antes de empezar dedico unos minutos a organizar mis tareas mentalmente y cómo voy a acometer cada tarea. De esa forma ya me hago una idea de qué voy a hacer a continuación y cómo lo haré.
2. La gestión de interrupciones
La gestión de interrupciones es algo que merece la pena aprender, ya que cada día millones de estímulos intentan boicotear nuestro trabajo en forma de notificaciones, correos electrónicos, sms, etc.
Aceptar esas interrupciones supone una gran perdida de tiempo, ya que obligamos a nuestro cerebro a desconectar, ponerse en pausa sobre lo que estábamos haciendo, atender la nueva tarea y volver a reconectar, con el consumo de tiempo y recursos mentales que dejamos por el camino.
Para solucionarlo tenemos la opción de ignorar estas notificaciones y seguir trabajando, aunque personalmente se me antoja muy complicado ignorar un led parpadeando o un icono de escritorio que invita a ser leído. En mi caso he optado por reducirlas al máximo, apagando todas las notificaciones luminosas y sonoras del móvil y las notificaciones de escritorio. Y solo con eso, he conseguido que mi nivel de concentración haya mejorado bastante.
3. El enfoque
Leía el otro día un gran post de Scott Young sobre uno de los factores más críticos a la hora de ser productivos: el enfoque.
Todos hemos tenido esa sensación esporádica de plena concentración en la que todo fluye y nos sentimos realmente productivos. El problema es que mantener un estado de máxima concentración más allá de 20 minutos resulta muy complicado.
Y reconozco que una de mis debilidades (sino la mayor) a la hora de aprovechar el tiempo, es mi incapacidad para mantener el enfoque. Así a ojo le calculo que si lograra mejorar mi capacidad de enfoque y concentrarme en el trabajo durante más tiempo, dispondría de al menos la mitad del mi tiempo para hacer otras cosas.
¿Es posible entrenar nuestra capacidad de concentración? Creo sí y que es algo que merece mucho la pena intentar. Scott en su artículo abogaba por el uso de técnicas de meditación, que mejoran nuestra capacidad para aislarnos de todos los estímulos externos e internos y a concentrarnos en un estado mental.
En definitiva 3 factores críticos que podemos trabajar y que pueden disparar nuestra productividad personal. Ahora será el momento de empezar a implementar las acciones de mejora…
¿Cuáles son tus fortalezas y debilidades en productividad?
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Te recomiendo una técnica que tiene en cuenta todos tus factores críticos. La técnica pomodoro. Quizá no te convenza sobre el papel. Pero para mí es la herramienta definitiva para lograr preparación, gestión de las interrupciones y enfoque.
Seguro que la conoces, pero posiblemente no la has usado nunca consistentemente.
Para mí fue un antes y un después, no puedo decir más.
Un cordial saludo.
Muchas gracias por la recomendación. He estado leyendo sobre ella y llevo unos días intentando implementarla con muy buenos resultados.
Estoy probando con bloques de 40 minutos y creo que se acercan al tiempo en el que soy capaz de mantener la concentración. Seguiremos informando 😉
A mi también me gustaría dejar mi granito de arena en este tema de la productividad, digo mio porque lo encontré buscando por internet, pero aunque no sean mios los artículos que hablan sobre productividad creo que son realmente interesantes e imprescindibles al igual que los 4 grandes de la productividad que citas al principio.
http://goo.gl/Vjicd
Muchas gracias Juana. Echaremos un vistazo a tus aportaciones para seguir mejorando
Respecto al tema del enfoque, en el que tienes toda la razón, existen determinadas técnicas como Pomodoro que nos ayudan a gestionar y mantener este estado de concentración lo más posible a lo largo del día, técnicas que por cierto están muy relacionadas con la preparación previa.
La concentración se entrena y se adquieren buenos hábitos que te ayudan a mejorarla. Es cierto que existen límites a la cantidad total de horas que pueden mantenerte totalmente concentrado a lo largo del día, que no suelen ser más de 3 o 4, pero es importante aprender a gestionarlas y conocernos a nosotros mismos.
Buen post compañero!
Todas las técnicas son importantes, pero quizás más importante sea el saber combinarlas para que conjuguen a la perfección.
Gracias a ti Daniel por pasar y comentar.