Soy un gran aficionado a temas de productividad personal, aunque #yoconfieso que la aplico más bien poco. Sin embargo hay dos leyes que bien aplicadas, generan grandes resultados y están aumentando mucho mi productividad.
Foto adaptada de cowboytrix vía Flickr
De una forma secilla, podemos definir la productividad como la forma de obtener más resultados, con la menor cantidad de recursos. De esta forma, si mejoramos nuestra productividad personal, dispondremos de mayor tiempo libre para dedicarlo a lo que queramos: disfrutar con la familia, ocio, o como muchas veces también pasa, cargarnos de más tareas…
Sigo con mucho interés una serie de blogs sobre productividad (al final del post tienes la lista). De ellos, suelo quedarme con conceptos, ideas útiles para aplicar y distintas filosofías, pero no tengo implementado ningún método en concreto (quizás algún día…).
Hace unos días fuí consciente del potencial de combinar ambas leyes. Por un error de organización personal, olvidé por completo que tenía que desarrollar una actividad propuesta en el máster que estoy cursando. Resultó que dicha actividad era obligatoria y que sólo disponía de un día para terminarla, cuando normalmente tardo de 3 a 4 días por actividad.
Pues bien, aplicando las dos leyes de las que vamos a hablar hoy, no solo conseguí terminar la tarea a tiempo, sino que además obtuve una buena nota.
Las dos herramientas de las que te quiero hablar hoy son en realidad leyes: La Ley de Pareto y la Ley de Parkinson. Ser conscientes de ellas, conocerlas y aplicarlas individualmente produce buenos resultados, pero si además las combinamos adecuadamente dispararán nuestra productividad.
La Ley de Pareto o la regla del 80/20
Ya hemos hablado un poco de esta regla y sus beneficios en alguno de los artículos del blog sobre aprendizaje. Vamos a conocerla un poco mejor…
Wilfredo Pareto fue un filósofo, economista y sociólogo. Escribió multitud de ensayos sobre economía y sociedad e hizo una observación por la que ha sido mundialmente reconocido. Observó que el 20% de la población poseía el 80% de la propiedad en Italia. Esa observación posteriormente, se ha hecho extensiva a multitud de campos y se la conoce como el Principio o Ley de Pareto.
La Ley de Pareto por tanto, se puede aplicar en muchos campos, entre ellos están el aprendizaje (20% del esfuerzo de aprender algo, supone un 80% de los resultados).
La productividad tampoco se quedará fuera de esta regla, el 80% del trabajo que saquemos adelante saldrá del 20% de las tareas que hagamos.
La forma de sacarle beneficio a esta ley, consistirá en identificar cuáles son esas tareas que concentran el núcleo de resultados y enfocarnos en su resolución.
¿Y cuál será el momento de ponernos con esas tareas?
Hay autores (con los que estoy de acuerdo) que indican que es mejor empezar el día haciendo las tareas más complicadas o las que más exigen de nosotros mismos, ya que es el momento en el que estamos más frescos y con toda la energía acumulada.
Además, la Ley de Pareto también se puede aplicar a una tarea compleja en concreto para hacerla avanzar (dedicar el 20% en sacar el 80% de la tarea).
¿Cómo distribuir el tiempo asignado a las tareas?
Me ha gustado mucho lo que propone David Cantone en su blog al respecto en un artículo muy interesante sobre el mismo tema que nos ocupa: se trataría de destinar el 80% de nuestro tiempo a las tareas más importantes (las que hemos identificado en el paso anterior) y un 20% a las irrelevantes (las que producen el 20% de resultados).
La Ley de Parkinson
Esta es una ley que todos conocemos, pero que casi nunca somos conscientes de su existencia, por lo que no la usamos en nuestro beneficio.
Esta ley nos dice que si tenemos X tiempo para realizar una tarea, distribuiremos la realización de la tarea en función del tiempo disponible. Es decir, que si nos dan una semana para realizar un trabajo, dividiremos la carga de la tarea de forma que la haremos en 7 días (sobre todo aprovecharemos la última parte del tiempo). Y si por el contrario nos dan 2 días, la ejecutaremos en dos días. Te suena…¿verdad?
Resulta que cuando tenemos tiempo suficiente para realizar una tarea, nuestro cerebro se relaja y baja el nivel de intensidad para conseguir la tarea. De la misma forma, tendemos de manera inconsciente a siempre dejar los últimos flecos de la tarea para el último día.
Esto hace que terminemos dejando para el final la realización del grueso de la tarea.
Este post es un vivo ejemplo de esta ley: lleva escrito al 60% desde hace unos días y es hoy, día de publicación, cuando está tomando la forma final… 😉
¿Y cómo lidiamos con la Ley de Parkinson?
En mi experiencia es más difícil de trabajar con esta ley que con la anterior, ya que tendremos que «engañarnos» a nosotros mismos.
Una forma sería marcarnos objetivos intermedios de forma que completemos la tarea en pequeños tramos, evitando así perder de vista la meta final.
Otra manera puede ser adelantar la fecha final de ejecución, de forma que finalicemos la tarea en el nuevo plazo. Esta estrategia es más difícil de implementar, porque nuestro cerebro dispondrá de ambos plazos y resultará muy difícil de engañar.
Cómo combinarlas y disparar nuestra productividad
Es el momento de juntar ambas leyes y de su unión obtener el máximo beneficio posible.
Para aumentar nuestra productividad, tenemos que conjugar dos variables: tareas y tiempo.
Primero aplicaremos la Ley de Pareto para reducir al máximo el número de tareas y quedarnos con aquella que resultan claves. Para ello, tendremos que identificar aquellas tareas que producirán el 80% de los resultados.
Y segundo hackearemos el tiempo disponible teniendo en cuenta la Ley de Parkinson. Tendremos que calcular cuál es el mínimo tiempo en el que podemos realizar esa tarea, para evitar que esta se estire o encoga en función del calendario.
Dicho de otra forma, tendremos que acortar los plazos y por supuesto, cumplirlos. Lo podemos hacer mediante la autodisciplina, acortando el plazo de entrega, o bien a través de establecer microobjetivos.
Como resultado de aplicar ambas leyes, tendremos asegurados un 80% de resultados con un 20% de tareas y sin agotar los plazos, con la ventaja de que podremos aplicar el tiempo sobrante en realizar otras tareas, descansar, o usarlo para optimizar la tarea que ya hemos terminado.
¿Qué Leyes o herramientas te dan más resultados en tu productividad personal?
Blogs interesantes sobre productividad que sigo (no están todos los que son):
No hay nada mejor que tener poco tiempo para que, sin quererlo, se apliquen las dos leyes de golpe. De repente te centras en lo realmente esencial y solo utilizas el tiempo necesario. El problema es el estrés que te produce…
Qué razón tienes Aitor. El problema es que esos momentos de estrés, acabamos integrándolos como parte de estrés normal y cada vez subimos más y más el umbral… ¿Alguna idea para romper el bucle?
La regla de los dos minutos: the gtd killer rule!
Cuéntanos un poco más Luis!
Hola Chema,
Acabo de «caer» en tu blog y respondo a tu cuestión al comentario de Luis (aunque sea ya de hace tiempo pero veo que nadie ha respondido.
La regla de los 2 minutos viene del Geting Things Done de David Allen. Dice que si hacer algo (contestar un e-mail, hacer una llamada telefónica, organizar un informe) te va a llevar 2 minutos o menos, pues que no lo pospongas, lo haces y un trabajo menos.
Personalmente lo aplico en mis e-mails pero he ampliado el tiempo a los 10 minutos (siempre tengo el «miedo» a la página en blanco…).
Saludos,
Lluis Sitjes
Ambas leyes son una gran realidad. Lo del tiempo no lo tenía con ese nombre, pero es un hecho fácilmente observable cotidianamente.
Muy buena nota!
Saludos
JC
http://comomeorganizo.blogspot.com
Ultima Nota: Planificación y Organización – Dos caras de una misma Moneda
me encanta este tema… incluso hace 2 años creamos un grupo en google para leer a la vez y comentar el libro de David Allen, pero por falta de tiempo casi nadie lo acabó, jajajajajaja.
El problema de Parkinson es que somos perfeccionistas y no sabemos decir FIN a tiempo. Es tan dificil cambiar los habitos… uf
Has tocado un tema muy interesante Miguel ¿cuál es el punto en el que consideramos que algo está ya bien y por lo tanto acabado? A mí personalmente me cuesta una barbaridad…
Yo soy una persona bastante normal, por lo que tengo un Blog-abandonado como es natural, pero siempre me pregunto ¿Por que, ni las mas preparadas del mundo comunicativo 2.0, utilizan su potencial? Me remito, usted por ejemplo combina y difunde magistralmente dos leyes estupenda, que disparan su productividad, sin embargo no utiliza todos los medios del entorno 2.0 que podría incrementar aún mas.
Llevo 30 minutos en su blog, que supone un 20% de mi tiempo en Internet, tengo que dejarle, si hubiera insertado un MP3, seguiría navegando y escuchándole.
Pronto veremos editores de voz para comentarios en blog, y podre extenderme.
Gracias maestro. @Andaluciavotapp
Gracias por comentar José
Yo creo que el uso de materiales multimedia se tiene que ajustar también a la productividad y en este caso es cuestión de tiempo. Por supuesto que me encantaría dotar al blog de más recursos y facilitar al lector todo lo posible el acceso a los contenidos, pero el tiempo es el que hay…
Me alegro de haberte «retenido» en el blog tanto tiempo. Espero leerte más a menudo 😉